会议地点：C7二楼第一会议室

会议时间：2018年5月7日 星期一

会议主题：如何提高工作效率

主讲人：赵壁

与会人员：赵壁、李正新、陶思楼、王晶、黄勇、李欣怡、钟文、罗华磊、王海、刘艾萌、谢泞临

记录者：谢泞临

会议内容：针对我系学生管理工作，在具体环节引入信息化工具，以提升工作效率。

一、突发事件紧急排查工具

1、使用TIM软件，将学生管理常用数据上传云服务器，实现随时随地查阅关键信息。

一款非常实用的工作联系软件，可以实现QQ的大部分功能，新增定时提醒、共享编辑等实用功能，且对于文件的保存和编辑都有了长足的改良，并且相较于原来的QQ大大减少了信息被错过的概率。

要求每位老师都必须将QQ换成TIM以便后期的工作；同时由李正新主任和赵壁副书记负责将学生在校情况（包括宿舍号、电话、家长信息等）上传至腾讯云文件。

培训会议开展中

2、使用“Everything+Wox”实现基于急速本地文件搜索紧急排查需求。

虽然学院的紧急排查机制在逐渐完善，但是教师在学生工作的管理上仍然需要自己掌握一些新技巧和通过学习新软件来提升管理工作的效率。

对于Everything和Wox两个软件的使用，前者安装之后会大大提高电脑内文件的搜索效率，对想要快速通过某一信息筛查到另外的信息的诉求的问题能够有个完满的解决；后者是一款国产开源免费的软件快捷启动工具，它可以快速搜索并打开电脑上的程序、文件、查词翻译、网站查找等其他操作，同时还支持插件安装。

二者结合能够大大提高办公效率，建议每位老师使用。

二、办公文档效率插件——“iSlide+方方格子”

这是两款插件，前者配合PPT软件使用，使得其功能大大提升；后者配合Excel使用，拥有自动聚焦当前编辑格等功能，大大提高Excel编辑的使用体验。这两者均能够增加原软件的实用性和多样性。

建议每位老师安装使用。

学习软件操作

三、批量处理学生大数据并按模板生成文档的优化方式

使用Excel制作“班级管理手册”，配合提高文字编辑效率——Word中的邮件合并功能，利用批量处理来提升工作效率。

Word在教师评语以及各类汇报中频繁使用，能够熟练使用word对工作效率提高事半功倍。而且毕业在即，老师们的工作之一便是为学生写评语，但是大量学生信息使得逐一填写成为了重复的工作。

本次会议强调word中的邮件合并功能，对于《给家长的一封信》等大量批量的管理的文档工作，邮件合并能够使得大量重复的工作得到简化，从而提高工作效率。

要求每位老师按照自己的需求酌情使用。

教师们积极学习实际操作技巧

教师的服务对象是学生，素质老师的基本职能本质上管理工作。在学生工作的管理上，我们只有不断提高自身的技能才能提高工作效率并且和时代接轨，更好地管理学生、服务学生。

通过本次培训会议，使老师们了解了一些工作中的使用软件和技巧，达到了更好地提高工作效率和工作积极性的目的。